Terms & Conditions

Harnack-Haus Berlin – Conference Venue of the Max Planck Society

Allgemeine Geschäftsbedingungen für Beherbergungen und Veranstaltungen im Harnack-Haus

Harnack-Haus Berlin - Tagungsstätte der Max-Planck-Gesellschaft im Weiteren auch kurz „Tagungsstätte" genannt

Stand 13. April 2017

1. Geltungsbereich

1.1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Beherbergungsverträge und für Verträge über die mietweise Überlassung von Veranstaltungsräumen und anderen Räumlichkeiten der Tagungsstätte zur Durchführung von Veranstaltungen aller Art sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen der Tagungsstätte.

1.2. Abweichende Bestimmungen, auch soweit sie in Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden oder des Bestellers enthalten sind, finden nur dann Anwendung, wenn sie von der Tagungsstätte ausdrücklich schriftlich anerkannt wurden.

2. Vertragsabschluss, -partner

2.1. Auf eine Buchungsanfrage des einzelnen Kunden oder des Tagungsveranstalters hin, kommt mit der entsprechenden Buchungsbestätigung der Tagungsstätte ein Beherbergungs- bzw. Veranstaltungsvertrag verbindlich zustande. Buchungsanfrage und Buchungsbestätigung sind schriftlich abzugeben.

2.2. Schließt der Besteller den Vertrag erkennbar im Namen des Dritten ab oder hat der Dritte für die vertragliche Abwicklung einen gewerblichen Vermittler oder Organisator beauftragt, so haften Besteller, Vermittler und Organisator gesamtschuldnerisch. Davon unabhängig ist der Besteller verpflichtet, alle buchungsrelevanten Informationen, insbesondere diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen an den Dritten, weiterzuleiten.

2.3. Die Unter- und Weitervermietung der überlassenen Zimmer und Veranstaltungsräume und die Nutzung von Flächen außerhalb der angemieteten Räume, bedürfen der vorherigen Zustimmung der Tagungsstätte und können von der Zahlung einer zusätzlichen Vergütung abhängig gemacht werden.

3. Leistungen, Preise, Zahlung, Aufrechnung

3.1. Die Tagungsstätte ist verpflichtet, die bestellten und zugesagten Leistungen nach Maßgabe dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu erbringen. Der Kunde ist verpflichtet, die für diese Leistungen vereinbarten Preise der Tagungsstätte zu zahlen. Dies gilt auch für die in Verbindung mit der Veranstaltung stehenden Leistungen und Auslagen gegenüber Dritten, soweit die Leistungen und Auslagen vertraglich vereinbart oder vom Kunden genehmigt wurden. Darüber hinaus haftet der Kunde für die Bezahlung sämtlicher von den Veranstaltungsteilnehmern bestellten Speisen und Getränken sowie sonstiger von den Veranstaltungsteilnehmern veranlassten Kosten.

3.2. Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Mehrwertsteuer ein, soweit eine Umsatzsteuerpflicht gegeben ist. Ändert sich nach dem Vertragsabschluss die gesetzliche Mehrwertsteuer, so werden die Preise entsprechend angepasst.

3.3. Überschreitet der Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung 12 Monate und erhöht sich der von der Tagungsstätte allgemein für derartige Leistungen berechnete Preis, so kann die Tagungsstätte den vertraglich vereinbarten Preis angemessen, höchstens jedoch um 5% anheben. Für jedes weitere Jahr zwischen Vertragsabschluss und Vertragserfüllung über die 12 Monate hinaus erhöht sich die Obergrenze um weitere 5%. Preisänderungen sind dem Kunden spätestens 4 Monate vor dem Erfüllungstermin bekannt zu geben. Erhöht sich der der vereinbarte Preis um mehr als 5% gegenüber dem ursprünglich vereinbarten Preis, räumt die Tagungsstätte dem Kunden ein kostenloses Rücktrittsrecht ein, welches der Kunde innerhalb von 14 Tagen nach Bekanntgabe der Preisanpassung über 5% des ursprünglichen Preise schriftlich gegenüber der Tagungsstätte ausüben kann. Preisänderungen nach Punkt 3.2 bleiben dabei unberücksichtigt.

3.4. Rechnungen der Tagungsstätte sind - sofern nichts anderes vereinbart ist - binnen 14 Tagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zahlbar. Die Tagungsstätte ist berechtigt, aufgelaufene Forderungen jederzeit fällig zu stellen und unverzügliche Zahlung zu verlangen. Bei Zahlungsverzug ist die Tagungsstätte berechtigt, die jeweils geltenden gesetzlichen Verzugszinsen zu verlangen. Der Tagungsstätte bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten.

3.5. Für jede Mahnung nach Verzugseintritt hat der Kunde Mahnkosten in Höhe von € 5,- an die Tagungsstätte zu erstatten. Der Nachweis, dass keine oder nur wesentlich geringere Kosten entstanden seien, steht dem Kunden frei.

3.6. Die Tagungsstätte ist berechtigt, bei Vertragsabschluss oder danach, eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung innerhalb einer angemessenen Frist zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und deren Fälligkeit können im Vertrag schriftlich vereinbart werden.

3.7. Der Kunde kann nur mit einer unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderung gegenüber einer Forderung der Tagungsstätte aufrechnen oder mindern.

4. Rücktritt des Kunden, Abbestellung, Stornierung

4.1. Ein Rücktritt des Kunden von dem mit der Tagungsstätte geschlossenen Vertrag bedarf der schriftlichen Zustimmung der Tagungsstätte. Erfolgt diese nicht, so ist der vereinbarte Preis aus dem Vertrag auch dann zu zahlen, wenn der Kunde vertragliche Leistungen nicht in Anspruch nimmt.

4.2. Sofern zwischen der Tagungsstätte und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom Vertrag schriftlich vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche von der Tagungsstätte auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum Rücktritt schriftlich gegenüber der Tagungsstätte ausübt.

4.3. Tritt der Kunde vom Vertrag ganz oder teilweise zurück, kann die Tagungsstätte angemessenen Ersatz für die erfolgten Aufwendungen verlangen. Diese Rücktrittsentschädigung ermittelt sich in Form einer Rücktrittspauschale nach folgenden Prozentsätzen des vertraglich vereinbarten Preises für alle bestellten Einzelleistungen:

a. Die Rücktrittspauschale beträgt bei Übernachtungen und Frühstück 80% des vertraglich vereinbarten Preises.

b. Die Rücktrittspauschale staffelt sich bei Veranstaltungen für alle bestellten Einzelleistungen, bei einem Rücktritt, wie folgt:

I. bis 60 Tage vor Veranstaltung 60% des vertraglich vereinbarten Preises

II. bis 14 Tage vor Veranstaltung 80% des vertraglich vereinbarten Preises

III. unter 14 Tage vor Veranstaltung 90% des vertraglich vereinbarten Preises

4.4. Bei vom Kunden nicht in Anspruch genommenen Zimmern oder Veranstaltungsräumen hat die Tagungsstätte die Einnahmen aus anderweitiger Vermietung der Räume sowie die eingesparten Aufwendungen anzurechnen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der Tagungsstätte kein Schaden entstanden ist oder dass der entstandene Schaden niedriger ist, als die geforderte Entschädigungspauschale.

5. Rücktritt der Tagungsstätte

5.1. Die Tagungsstätte ist berechtigt, aus wichtigem Grund vom Vertrag zurückzutreten, wenn:

a. höhere Gewalt oder andere von der Tagungsstätte nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen;

b. Zimmer, Veranstaltungsräume oder sonstige Leistungen der Tagungsstätte unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. bezüglich der Person des Kunden oder des Zwecks der Veranstaltung oder seines Aufenthalts, gebucht werden;

c. die Tagungsstätte begründeten Anlass zur Annahme hat, dass die Inanspruchnahme der Leistungen der Tagungsstätte den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen der Tagungsstätte in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. dem Organisationsbereich der Tagungsstätte zuzurechnen ist;

d. eine nach Ziff. 3.6 vereinbarte Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung nicht binnen einer hierfür gesetzten angemessenen Frist geleistet wurde;

e. eine unbefugte Unter- und Weitervermietung gemäß Ziff. 2.3 vorliegt;

f. die Tagungsstätte von Umständen Kenntnis erlangt, dass sich die Vermögensverhältnisse des Kunden nach Vertragsabschluss wesentlich verschlechtert haben,

g. wenn der Kunde fällige Forderungen der Tagungsstätte nicht ausgleicht oder keine ausreichende Sicherheitsleistung bietet und deshalb Zahlungsansprüche der Tagungsstätte gefährdet erscheinen;

h. der Kunde über sein Vermögen einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gestellt, eine eidesstattliche Versicherung nach § 807 ZPO abgegeben, ein außergerichtliches der Schuldenregulierung dienendes Verfahren eingeleitet oder seine Zahlungen eingestellt hat;

i. ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Kunden eröffnet oder dessen Eröffnung mangels Masse oder aus sonstigen Gründen abgelehnt wird.

5.2. Die Tagungsstätte setzt den Kunden von der Ausübung des Rücktrittsrechts unverzüglich schriftlich in Kenntnis.

5.3. In den vorgenannten Fällen des Rücktritts entsteht kein Anspruch des Kunden auf Schadenersatz.

6. Zimmerbereitstellung, -übergabe und -rückgabe bei Beherbergung

6.1. Der Kunde erwirbt keinen Anspruch auf die Bereitstellung bestimmter Zimmer, es sei denn, die Tagungsstätte hat die Bereitstellung bestimmter Zimmer schriftlich bestätigt.

6.2. Gebuchte Zimmer stehen dem Kunden ab 15:00 Uhr des vereinbarten Anreisetages zur Verfügung. Der Kunde hat keinen Anspruch auf eine frühere Bereitstellung.

6.3. Am vereinbarten Abreisetag sind die Zimmer der Tagungsstätte spätestens um 11:00 Uhr geräumt zur Verfügung zu stellen. Danach kann die Tagungsstätte über den ihr dadurch entstandenen Schaden hinaus für die zusätzliche Nutzung des Zimmers bis 18:00 Uhr 50% des vollen gültigen Beherbergungspreises, ab 18:00 Uhr 100% des vollen gültigen Beherbergungspreises in Rechnung stellen. Dem Kunden steht es frei, der Tagungsstätte nachzuweisen, dass dieser kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.

7. Bereitstellung von Veranstaltungsräumen

7.1. Die Tagungsstätte behält sich vor, aus logistischen Gründen einen äquivalenten Raumtausch vorzunehmen.

7.2. Die Tagungsstätte übernimmt keine Garantie über Funktion/ Kompatibilität selbst mitgebrachter Technik.

7.3. Für sämtliche an den Veranstalter übergebene Tagungstechnik haftet der Veranstalter bei Beschädigung und Diebstahl. In diesem Fall wird der entstandene Schaden dem Kunden in vollem Umfang (inkl. Neuanschaffung und/ oder Ersatzanmietung) berechnet.

8. Änderungen der Teilnehmerzahl und der Veranstaltungszeit bei Veranstaltungen

8.1. Eine Änderung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% muss der Tagungsstätte spätestens 10 Werktage vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt werden. Sie bedarf der schriftlichen Zustimmung der Tagungsstätte.

8.2. Eine Teilnehmerreduzierung bis 10 Werktage vor Veranstaltungsbeginn, wird von der Tagungsstätte bei der Abrechnung anerkannt.

8.3. Im Fall einer Abweichung nach oben wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet.

8.4. Bei Abweichungen der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist die Tagungsstätte berechtigt, die vereinbarten Preise neu festzusetzen sowie die bestätigten Räume zu tauschen.

8.5. Verschieben sich ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Tagungsstätte die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung, so kann die Tagungsstätte zusätzliche Kosten für die Vorhaltung von Personal und Ausstattung in Rechnung stellen, es sei denn, die Tagungsstätte hat die Verschiebung zu vertreten.

9. Mitbringen von Speisen und Getränken

9.1. Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung mit der Tagungsstätte. In diesen Fällen wird ein Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten berechnet.

10. Haftung der Tagesstätte; Verlust oder Beschädigung mitgebrachter Sachen

10.1. Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände und Wertsachen befinden sich auf Gefahr des Kunden in den Zimmern und Veranstaltungsräumen. Im Falle der Beherbergung als Haupt- oder wesentliche Leistung der Tagesstätte ist die Haftung der Tagungsstätte für die Beherbergungsleistung auf die gesetzlichen Regelungen des BGB (§§ 701f. BGB) begrenzt. Die Tagungsstätte übernimmt außerhalb der Beherbergungsleistungen für Verlust, Untergang oder Beschädigung von Sachen keine Haftung, auch nicht für Vermögensschäden, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz seitens der Tagungsstätte. Weiterhin haftet die Tagungsstätte für nur für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung der Tagungsstätte beruhen, und Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzung von vertragstypischen Pflichten der Tagungsstätte beruhen. Vertragstypische Pflichten sind solche Pflichten, die die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages erst ermöglichen und auf deren Erfüllung der Kunde vertraut und vertrauen darf. Einer Pflichtverletzung der Tagesstätte steht die eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen gleich.

10.2. Hiervon ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

10.3. Weitergehende Schadensersatzansprüche sind, soweit nicht anderweitig geregelt, ausgeschlossen. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen der Tagesstätte auftreten, wird die Tagesstätte bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten. Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, Maritim rechtzeitig auf die Möglichkeit der Entstehung eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen.

10.4. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial und sonstige von den Kunden eingebrachte Gegenstände haben den brandschutztechnischen Anforderungen und sonstigen behördlichen Vorschriften zu entsprechen. Die Tagungsstätte ist berechtigt, dafür einen behördlichen Nachweis zu verlangen. Erfolgt ein solcher Nachweis nicht, so ist die Tagungsstätte berechtigt, bereits eingebrachtes Material auf Kosten des Kunden zu entfernen.

10.5. Das Bekleben von Türen, Säulen, Wänden, Leinwänden, Posterwänden und Spiegeln sowie das Einschlagen von Nägeln oder Dekorationsnadeln ist untersagt (auch kein Klebeband, Kreppband oder Powerstrips). Zwecks Vermeidung möglicher Beschädigungen sind die Aufstellung und Anbringung von Gegenständen vorher mit der Tagungsstätte abzustimmen.

10.6. Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde das, darf die Tagungsstätte die Entfernung und Lagerung zu Lasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände im Veranstaltungsraum, kann die Tagungsstätte für die Dauer des Verbleibs eine angemessene Nutzungsentschädigung berechnen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der oben genannte Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist.

10.7. Sonstige zurückgebliebene Gegenstände der Gäste werden nur auf Anfrage, Risiko und Kosten des Kunden nachgesandt. Die Tagungsstätte bewahrt die Sachen sechs Monate auf. Danach werden die Gegenstände entsorgt.

11. Haftung des Kunden für Schäden

11.1. Der Kunde haftet für alle Schäden an Gebäude oder Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. Besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden.

12. Haftung der Tagungsstätte für Schäden

12.1. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen der Tagungsstätte auftreten, muss der Kunde diese der Tagungsstätte unverzüglich bekannt geben. Die Tagungsstätte wird sich auf die Rüge des Kunden hin unverzüglich bemühen, für Abhilfe zu sorgen. Unterlässt es der Kunde einen Mangel der Tagungsstätte unverzüglich anzuzeigen, so tritt der Anspruch auf Minderung des vertraglich vereinbarten Entgeltes nicht ein.

13. Schlussbestimmungen

13.1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrages, der Antragsannahme oder dieser Geschäftsbedingungen müssen schriftlich zu erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam.

13.2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz der Tagungsstätte.

13.3. Ausschließlicher Gerichtsstand – auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten – ist im kaufmännischen Verkehr der Sitz der Tagungsstätte oder nach Wahl der Tagungsstätte München. Sofern ein Vertragspartner keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand der Sitz der Tagungsstätte. Die Tagungsstätte ist jedoch berechtigt, Klagen und sonstige gerichtliche Verfahren auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden anhängig zu machen.

13.4. Sofern einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam oder nichtig sind oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen.